Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

La salariée est placée sous l'autorité du Président de la Ligue de Tir. OBJET DU POSTE: La secrétaire assure l'accueil des personnes se rendant au siège de la Ligue pour quelques raisons que se soit, la gestion administrative courante, le suivi des dossiers et la coordination des échanges internes et externes de l'association. Elle contribue au bon fonctionnement quotidien du Service en garantissant un traitement organisé, confidentiel et rigoureux des informations et documents. MISSIONS PRINCIPALES: - Accueillir les visiteurs et les orienter vers les interlocuteurs concernés (RCL, RAR,REL,RFL) - Répondre aux appels téléphoniques - Prendre et transmettre les messages - Traiter les courriels et courriers entrants - Rédiger et envoyer les réponses administratives courantes. GESTION ADMINISTRATIVE: Préparer, saisir et mettre en forme les courriers, comptes rendus, tableaux et documents professionnels; Classer et archiver les documents papier et numériques, Mettre à jour les dossiers administratifs Assurer la tenue et le suivi des tableaux de bord. Effectuer les photocopies, numérisations et impressions nécessaires. Organiser la circulation des documents entre les différents services. Veiller au respect des délais administratifs ORGANISATIÓN DES RENDEZ VOUS ET REUNIONS: Planifier les rendez-vous et réunions Envoyer les convocations et confirmation - préparer les dossiers nécessaires aux réunions. - Réserver les salles et, si nécessaire, organiser les déplacements; - Rédiger les comptes rendus et assurer les décisions prises. TACHES COMPLÉMENTAIRES: La salariée pourra être amenée, dans le cadre de ses compétences et de la qualification correspondant à son poste, à: - Participer à la préparation de dossiers spécifiques. - Participer à l'amélioration de l'organisation administrative - Utiliser tout logiciel professionnel nécessaire à son activité. - Effectuer toute tâche connexe compatible avec ses fonctions. - ces tâches ne pourront pas entraîner une modification substantielle du contrat de travail sans accord ou avenant lorsque celui-ci est juridiquement nécessaire. COMPÉTENCES REQUISES: - Maîtrise des outils bureautiques Bonne expression écrite et orale: - Sens de l'organisation et de la priorité: - Capacité à respecter les délais: - Rigueur et autonomie: - Discrétion professionnelle: - Aptitude au travail en équipe - Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément. CONFIDENTIALITE: La salariée s'engage à respecter la confidentialité des informations, documents, données personnelles, données relatives à la Ligue de Tir ou de la fédération Française de Tir et dossiers dont elle pourrait avoir connaissances dans le cadre de ses fonctions; Elle s'interdit toute divulgation à des tiers non autorisés pendant l'exécution du contrat comme après sa cession. EVALUATION DU POSTE: Les missions pourront être précisées ou réorganisées en fonction de l'évolution de l'activité, des outils utilisés et de l'organisation de l'association, sous réserve du respect de la qualification, de la rémunération et des droits du salariée. - ORGANISATION DU TRAVAIL: Durée du travail: mi-temps soit 17H30 par semaine Du lundi au vendredi: 8H30 à 12H Lieu de travail: 1 Bd SAMPIERO 20000 AJACCIO Déplacements professionnels : occasionnels Matériel utilisé: ordinateur, téléphone, imprimante, logiciels bureautiques et outils internes