Assistant administratif / Assistante administrative

Sous la direction de la secrétaire générale de l'association, et dans le respect des consignes données, vous veillez en toute autonomie à la bonne gestion administrative et à l'intendance du siège national de l'ACO. Poste sédentaire, avec des déplacements possibles lors d'évènements ponctuels de l'association. Vos missions seront les suivantes : 1. Secrétariat du siège national de l'ACO. - Accueil du public, téléphonique et physique ; - Réception, tri et dispatching du courrier papier et électronique ; - Gestion et mise à jour de fichiers de contacts (responsables, cotisants et abonnés) et envoi de mailings ciblés à leur adresse (lettres d'information, communiqué de presse.). - Intendance et commande des divers consommables en lien avec les différents prestataires pour le courrier, l'imprimante, les commandes de fournitures, le ménage. 2. Gestion administrative des instances et évènements nationaux. - Mise en page des comptes-rendus, des relevés de décisions et autres documents ; - Expédition des convocations par courrier et mailing et établissement des procès-verbaux des bureaux et conseils d'administration nationaux ; - Gestion des réservations auprès des maisons d'accueil et suivi des inscriptions. 3. Gestion des abonnés et donateurs en lien avec la comptable et le responsable des publications : - Gestion des abonnements à la revue de l'association (environ 3000 abonnés) : enregistrement des abonnements et des règlements, dont préparation et envoi des remises bancaires ; - Gestion, préparation et expédition des commandes VPC (vente par correspondance de revues à l'unité et de plaquettes diverses). Facturation et remises bancaires ; - Gestion des dons : enregistrement et remises bancaires ; Les tâches sont amenées à évoluer selon les objectifs de l'association, les besoins des services et les logiciels. Compétences - Excellence dans l'administration de soutien : rigueur et organisation dans les dossiers, respect des échéances, gestion des priorités. - Maîtrise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur.) et des logiciels de gestion de membres et de VPC (Vente par correspondance). Maîtrise des équipements téléphoniques. - Aisance rédactionnelle et de mise en page de documents. - Capacité d'adaptation et polyvalence. Aisance relationnelle. Vous serez amené.e à travailler en équipe et notamment avec des bénévoles. Un attrait et une expérience au sein du monde associatif est indispensable pour mener à bien vos missions.